（一）手动复制粘贴（适合少量文档）
如果仅需处理少量 PDF 文件，手动复制粘贴是最直接的方式：打开文档、选中所需文本或表格、粘贴到目标工具（如 Excel）中。对于表格数据，即使直接复制粘贴到 Excel，多数情况下也能获得不错的效果。此外，免费工具 Tabula 也可用于提取 PDF 表格数据，它会生成电子表格文件，不过通常需要后续手动处理。需要注意的是，Tabula 不支持 OCR 功能，仅适用于原生 PDF 文件（非扫描件）。
（二）外包手动数据录入
外包数据录入是一个庞大的行业，许多服务商通过雇佣低收入国家的大量数据录入员来提供快速廉价的服务，部分服务商也会借助先进技术提升效率，但核心流程仍与手动操作类似：逐一打开文档、选择目标文本区域、将数据录入数据库或电子表格。
这种方式的弊端在于存在大量额外成本：寻找合适的服务商、协商条款、说明具体需求等。只有当需要处理海量文档时，外包才可能具备经济合理性 —— 但即便如此，自动化数据提取软件通常仍是更高效的选择。
（三）自动化 PDF 数据提取
自动化解决方案涵盖从简单 OCR 工具到企业级文档处理平台等多种类型，多数系统遵循相似的工作流程：
- 收集一批样本文档作为训练数据
- 针对每种类型的文档训练系统
- 搭建自动获取文档、处理数据并分发结果的流程
高级解决方案会采用多种技术训练提取系统，例如：
- 区域 OCR（Zonal OCR）：用户通过点击操作框选文档中数据的固定位置
- 正则表达式与模式识别：更复杂的智能识别技术，适用于非固定格式数据
经过初始训练后，自动化系统能快速、可靠、安全地将 PDF 转换为结构化数据，尤其适合处理大量同类型文档（如发票、采购订单等），是企业级应用的理想选择。
